สถานการณ์การแพร่ระบาดของเชื้อไวรัสโควิด-19 ที่ทวีความรุนแรงมากขึ้น จนอาจเข้าสู่การชัตดาวน์ประเทศ เพื่อหยุดการแพร่กระจายของโรค ส่งผลให้ภาคธุรกิจขนาดเล็กไปจนถึงขนาดใหญ่ในทุกกลุ่มอุตสาหกรรมของประเทศ มองหาแนวทางให้ธุรกิจของตนสามารถดำเนินการต่อไปได้หากสถานการณ์ดำเนินไปถึงการปิดประเทศ และจำกัดให้ทุกคนกักตัวอยู่ที่บ้าน ซึ่งจะส่งผลทำให้บริษัทไม่สามารถดำเนินธุรกิจในรูปแบบปกติ
ขณะเดียวกันหลายองค์กรเริ่มให้พนักงานทำงานจากที่บ้าน (Work from Home) เพื่อให้ธุรกิจยังสามารถดำเนินต่อได้ท่ามกลางสถานการณ์การระบาด “หัวใจสำคัญ” ของการดำเนินธุรกิจในสภาวะไม่ปกติ จำเป็นต้องมีการกำหนดแผนความต่อเนื่องทางธุรกิจ (Business Continuity Plan – BCP) ฉบับเร่งรัด
นายพชร อารยะการกุล ประธานเจ้าหน้าที่บริหาร บริษัท บลูบิค กรุ๊ป จำกัด (Bluebik) บริษัทที่ปรึกษาด้านกลยุทธ์และการจัดการนวัตกรรมและเทคโนโลยี เปิดเผยว่า การกำหนดแผนความต่อเนื่องทางธุรกิจ หรือ BCP ฉบับเร่งรัด ต้องดำเนินการ 4 ขั้นตอน หรือที่เรียกง่าย ๆ ว่า IDEA โดยมีรายละเอียด ดังนี้
ขั้นตอนแรก I – Identify Key Business Function
เป็นการกำหนดหน้าที่งานหรือ กระบวนการทางธุรกิจที่สำคัญ โดยระบุหน้าที่งานหรือกระบวนการทางธุรกิจใดที่อาจหยุดชะงักอันเนื่องมาจากสถานการณ์การระบาดของโรคโควิด-19 และจะส่งผลกระทบต่อการดำเนินธุรกิจ ผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย รวมทั้งผลการดำเนินงานของบริษัท และในเมื่อไม่สามารถดำเนินการป้องกันในทุก ๆ ส่วนขององค์กรได้อย่าง 100% ฉะนั้นจำเป็นต้องจัดลำดับความสำคัญกระบวนการทางธุรกิจที่ต้องเฝ้าระวังและหาทางรับมือกับกระบวนการที่มีความสำคัญเป็นลำดับต้น ๆ ก่อน
เมื่อองค์กรกำหนดหน้าที่งานหรือกระบวนการทางธุรกิจที่สำคัญได้ ก็จะสามารถพิจารณาจัดสรรทรัพยากรที่จำเป็นได้ อาทิ บุคลากร เครื่องคอมพิวเตอร์ อุปกรณ์ต่าง ๆ ข้อมูลที่จำเป็น ระบบงานที่เกี่ยวข้อง หรือแม้แต่ผู้ให้บริการภายนอกที่จำเป็น ฯลฯ เพื่อให้การดำเนินธุรกิจต่อไปได้อย่างไม่ติดขัด
ที่สำคัญ คือ ต้องหาจุด trigger ที่เหมาะสมในการเริ่มใช้แผน BCP เพราะหากเริ่มเร็วเกินไป ต้นทุนการทำงานจะสูงขึ้นเกินจำเป็นแต่ถ้าช้าไป ก็อาจจะปรับตัวไม่ทันจนเกิดความเสียหายเยอะได้ ในกรณีการแพร่ระบาดของโควิด แนะนำให้ยึดประกาศจากรัฐบาลหรือจำนวนผู้ป่วยเป็นตัววัดสถานการณ์ว่าควรเริ่มใช้แผน BCP
ขั้นตอนที่สอง D- Determine Risks & Business Impacts
การวิเคราะห์ความเสี่ยงและประเมินผลกระทบทางธุรกิจที่เห็นได้ชัดในวิกฤตการระบาดของโรคโควิด-19 คือ ความเสี่ยงที่เกี่ยวกับมนุษย์ โดยเฉพาะบุคลากรที่รับผลกระทบโดยตรงจากวิกฤตินี้
ในสถานการณ์ปัจจุบันบุคลากรกลายเป็นหนึ่งในปัจจัยที่หลายภาคส่วนวิเคราะห์และประเมินให้มีความเสี่ยงสูง หากการระบาดไวรัสส่งผลให้เกิดการขาดแคลนบุคลากร หรือบุคลากรที่สำคัญไม่สามารถมาปฏิบัติงานในกระบวนการธุรกิจสำคัญที่ระบุไว้ตามปกติ ส่งผลให้การดำเนินงานหยุดชะงักและเกิดความไม่ต่อเนื่อง อาจนำมาซึ่งกระทบต่อองค์กร และที่จะขาดไม่ได้คือกำหนดระยะเวลาเป้าหมายในการฟื้นคืนสภาพเป็นปกติภายในระยะเวลาที่กำหนดด้วย (Recovery Time Objective – RTO)
ขั้นตอนที่สาม E- Establish Practical Countermeasures
จัดทำมาตรการและแนวทางการรับมือภัยคุกคามที่สามารถปฏิบัติได้จริง ขั้นตอนนี้ต้องประสานความร่วมมือทั้งหน่วยงานภายในและหน่วยงานภายนอกองค์กรที่เกี่ยวข้องเพื่อกำหนดมาตราการหรือวิธีสำรองในการดำเนินธุรกิจ ต้องคำนึงถึงการนำไปใช้ได้จริง มีความเหมาะสมกับธุรกิจ
ฉะนั้นก่อนที่องค์กรจะเริ่มมาตรการ Work from Home องค์กรควรทำการประเมินความพร้อมของปัจจัยต่าง ๆ ที่จะสนับสนุนการทำงานอย่างเพียงพอซึ่งในวิกฤตโรคระบาดนี้ทำให้หลายๆ องค์กรไทยต้องปรับตัวสู่ ดิจิทัล ทรานส์ฟอร์เมชั่น ไปโดยปริยาย
นอกจากนี้การสื่อสารมาตรการและแนวทางการรับมือไปยังผู้มีส่วนได้ส่วนเสียหลักและบุคลากรอย่างทั่วถึง ยังเป็นอีกหนึ่งหัวใจหลักของขั้นตอนนี้ เพราะหากไม่ได้รับการสื่อสารที่เหมาะสมและทั่วถึงเกี่ยวกับมาตรการที่วางไว้ อาจก่อให้เกิดความวุ่นวายหรือคลื่นใต้น้ำที่เกิดจากความเข้าใจผิดว่าองค์กรไม่ได้เห็นค่าหรือความสำคัญของชีวิตและความปลอดภัยของพนักงาน ทำให้พนักงานอาจหมดศรัทธาในองค์กรได้จนเกิดผลเสียในระยะยาวต่อองค์กร
ในทางกลับกันหากองค์กรสามารถสื่อสารมาตรการรับมือสถานการณ์ได้อย่างเหมาะสม ชัดเจน และทันกาลจะทำให้องค์กรสามารถก้าวข้ามวิกฤตไปได้ เนื่องจากพนักงานรู้สึกสบายใจและให้ความร่วมมือในการปฏิบัติตามในทุกขั้นตอนที่ระบุไว้ในแผนความต่อเนื่องทางธุรกิจ
ขั้นตอนที่สี่ A- Assure the Efficiecy of BCP
ทดสอบและปรับปรุงแผนความต่อเนื่องทางธุรกิจอย่างสม่ำเสมอแม้องค์กรจะดำเนินการระบุกระบวนการทางธุรกิจที่สำคัญ วิเคราะห์และประเมินความเสี่ยงและผลกระทบ รวมถึงกำหนดมาตรการรับมือ การหมั่นทดสอบแผนความต่อเนื่องทางธุรกิจอย่างสม่ำเสมอจะช่วยให้ทุกคนมีความมั่นใจว่าแผนที่ได้มีการจัดทำนั้นจะมีประสิทธิภาพและใช้ได้จริงหากเกิดเหตุการณ์วิกฤตขึ้น ไม่ใช่สุดท้ายแผนที่จัดทำจะเป็นเพียงเศษกระดาษที่มีไว้ให้พนักงานและผู้บริหารซับน้ำตาเพราะไม่สามารถนำพาองค์กรให้พ้นวิกฤตได้
ทุกกระบวนการทางธุรกิจ ที่สำคัญควรได้รับการทดสอบและวัดผลในประสิทธิภาพของแผนความต่อเนื่องทางธุรกิจ โดยการทดสอบนั้นควรจำลองสถานการณ์เพื่อทดสอบระดับความพร้อมของทีมในช่วงวิกฤต หรือเรียกได้ว่าควรมีการซ้อมเสมือนจริง
วิกฤตโรคระบาดโควิด-19 ในครั้งนี้ จะเป็นอีกหนึ่งเหตุการณ์ที่ทั่วโลกต้องจดจำ การที่องค์กรจะก้าวผ่านวิกฤตครั้งนี้ไปได้ ไม่ได้ขึ้นอยู่กับว่าองค์กรนั้นจะเล็กหรือใหญ่ แต่ขึ้นอยู่กับความพร้อมและสติในการรับมือกับสถานการณ์ ขอเป็นกำลังใจให้ทุกคน ทุกองค์กรก้าวข้ามสถานการณ์เลวร้ายนี้ไปได้อย่างปลอดภัย
- ทรู หนุนชีวิตออนไลน์ ส่ง ‘TRUE VIRTUAL WORLD’ เสิร์ฟฟรีช่วง ‘โควิด-19’
- บิ๊กบอส ‘ไมเนอร์’ หนุนใช้ ‘ไม้แข็ง’ ฝ่าโควิด-19 เล็งปิดโรงแรมในกทม.-จังหวัดเสี่ยง
- ‘สิงห์ เอสเตท’ เว้นค่าเช่าร้านค้าไม่เลิกจ้างคน พร้อมลดค่าเช่า 50% ทุกโครงการ
