ก่อนหน้านี้เราอาจเคยได้ยินบริษัทเทคโนโลยีโปรโมต “สถานที่ทำงานสำหรับยุคดิจิทัล” หรือ Digital Workplace ผ่านความสามารถในการทำงานร่วมกันรูปแบบต่าง ๆ เช่น การประชุมทางไกลโดยที่ตัวพนักงานไม่จำเป็นต้องเข้าออฟฟิศ การแชร์ไฟล์ และแก้ไขไฟล์ได้พร้อม ๆ กันบนอินเทอร์เน็ต ไปจนถึงการอัปเดตข้อมูลต่าง ๆ แบบเรียลไทม์เพื่อให้ผู้ร่วมงานได้เห็นข้อมูลล่าสุดพร้อม ๆ กัน ฯลฯ
แต่สำหรับ Digital Workplace ในยุคต่อไป การเพิ่มตัวช่วยอื่น ๆ เช่น ปัญญาประดิษฐ์ (Artificial Intelligence), การเข้ารหัสข้อมูล, และเทคโนโลยีเสมือนจริง ทั้งเวอร์ชวลเรียลิตี้ (Virtual Reality) ออกเมนเต็ด เรียลิตี้ (Augmented Reality) อาจเป็นฟีเจอร์ที่ต้องเพิ่มเติมเข้ามามากขึ้น โดยสิ่งที่เป็นตัวผลักดันให้เกิดการเปลี่ยนแปลงดังกล่าวนั้นมีหลายปัจจัย และอาจวิเคราะห์ออกมาได้ดังนี้
การมีพนักงานกลุ่มมิลเลนเนียลเข้ามามากขึ้น
แน่นอนว่าทุกองค์กรต่างต้องการดึงดูดคนรุ่นใหม่เข้ามาทำงาน แต่ความแตกต่างของชาวมิลเลนเนียลกับคนทำงานกลุ่มอื่น ๆ ก็มีเช่นกัน นั่นคือมิลเลนเนียลเป็นกลุ่มที่มีความคุ้นเคยกับเทคโนโลยี อินเทอร์เน็ต สมาร์ทโฟน การสั่งการด้วยเสียง แชทบอท ฯลฯ เป็นอย่างดี อีกทั้งยังมีความคาดหวังกับสถานที่ทำงานแบบยืดหยุ่นที่สามารถทำงานจากที่ใดก็ได้ ทำให้หลาย ๆ องค์กรต้องปรับตัวด้านที่ทำงานเพื่อให้สามารถดึงดูดคนรุ่นใหม่เหล่านี้
คนทำงานเดิมต้องการระบบที่ง่ายต่อการใช้งาน
นอกจากการปรับองค์กรเพื่อรองรับชาวมิลเลนเนียลแล้ว ก็ต้องอย่าลืมว่า ในองค์กรมีคนอีกหลายเจเนอเรชัน เช่น พนักงานกลุ่มเจนเอ็กซ์ เบบี้บูม ซึ่งบางส่วนก็ไม่ได้มีความถนัดและใช้งานเทคโนโลยีได้อย่างคล่องแคล่วเสมอไป หลายคนรู้สึกว่าการประชุมทางไกลผ่านอินเทอร์เน็ตเป็นเรื่องยุ่งยากด้วยซ้ำ ดังนั้น คนกลุ่มนี้ต้องการโซลูชันที่เข้าใจง่าย ไม่ซับซ้อน รูปแบบการทำงานอาจแค่คลิกปุ่มเดียวก็สามารถใช้งานฟีเจอร์ยาก ๆ ได้
องค์กรตระหนักในเรื่องซีเคียวริตี้มากขึ้น
แม้ Digital Workplace จะต้องทำงานร่วมกันบนแพลตฟอร์มดิจิทัล แต่จากประเด็นการรั่วไหลข้อมูลของแพลตฟอร์มโซเชียลมีเดียอย่างเฟซบุ๊ก (Facebook) ได้ทำให้นโยบายขององค์กรต่าง ๆ เพิ่มความเข้มงวดในการแชร์ข้อมูล การขออนุญาต และการเข้ารหัสข้อมูลกันมากขึ้น เนื่องจากหากมีข้อมูลรั่วออกไปบนอินเทอร์เน็ต ภาพลักษณ์ขององค์กรก็จะเสียตามไปด้วยนั่นเอง
นอกจากนี้ การมี Digital Workplace ยังทำให้ธุรกิจสามารถติดต่อสื่อสารกับบริษัทต่างชาติได้อย่างสะดวกสบายและประหยัดค่าใช้จ่ายมากขึ้นด้วยเช่นกัน
นายวัตสัน ถิรภัทรพงศ์ กรรมการผู้จัดการบริษัทซิสโก้ ประเทศไทย และภูมิภาคอินโดจีนเผยว่า ในอนาคต การนำปัญญาประดิษฐ์เข้ามาช่วยจัดการงานต่าง ๆ ภายในองค์กรจะเกิดขึ้นอย่างแพร่หลาย พร้อมยกตัวอย่างระบบ Webex ของซิสโก้เองที่ในวันนี้สามารถสั่งปัญญาประดิษฐ์ให้จัดการประชุมได้ด้วยเสียงแล้ว โดยปัญญาประดิษฐ์จะเป็นผู้แจ้งเตือนผู้เข้าร่วมประชุมคนอื่น ๆ ผ่านอีเมล และเมื่อถึงเวลาก็จะจัดการประชุมทางไกลขึ้นมาเองได้ หรือหากปัญญาประดิษฐ์พบว่าในการประชุมนั้น มีผู้เชี่ยวชาญบางคนที่ไม่ได้ร่วมในการประชุม มันก็อาจเชิญบุคคลเหล่านั้นมาร่วมในการประชุมโดยอัตโนมัติด้วย
นอกจากนั้น การใช้ปัญญาประดิษฐ์ใน Digital Workplace ยังปรากฏได้ในอีกหลายรูปแบบ เช่น เป็นแชทบ็อทดูแลลูกค้า แต่ส่วนที่ต้องเพิ่มเติมเข้ามานอกจากการแชทกับลูกค้าเฉย ๆ แล้วนั้น นายวัตสันเผยว่า ระบบที่ดีควรมีการเก็บข้อมูลย้อนหลังว่าแชทบ็อทได้สื่อสารกับลูกค้าไปอย่างไรบ้าง เพื่อให้พนักงานมนุษย์ที่เข้ามารับช่วงต่อ “ไม่ต้องถามลูกค้าใหม่อีก” ถ้าระบบทำเช่นนี้ได้ก็จะสร้างประสบการณ์เชิงบวกให้กับลูกค้าได้มากขึ้น
สำหรับองค์กรที่กำลังพิจารณาว่าถึงเวลาหรือยังที่จะปรับเข้าสู่ Digital Workplace นั้น มีสิ่งที่ต้องพิจารณา 4 ข้อดังนี้
- ใช้งานง่ายหรือไม่ ส่วนหนึ่งปฏิเสธไม่ได้ว่าการใช้งานง่ายจะทำให้คนในองค์กรไม่ว่าจะเจเนอเรชันใดเปิดใจยอมรับได้มากขึ้น
- มีค่าใช้จ่ายหรือไม่ หากมีค่าใช้จ่ายต้องเป็นราคาที่สามารถจับต้องได้ หรือมีความสามารถอื่น ๆ เพิ่มเติมให้ เนื่องจากทุกวันนี้มีแพลตฟอร์มมากมายที่พยายามนำเสนอบริการดังกล่าวแบบฟรี ๆ
- ทำงานร่วมกับค่ายอื่น ๆ ได้หรือไม่
- มีระบบรักษาความปลอดภัยหรือไม่
Digital Workplace กับ AR-VR?
เมื่อถามถึงประเด็นของการนำเทคโนโลยี AR-VR เข้ามาใช้จริงในสำนักงานนั้น นายวัตสันกล่าวว่าเริ่มพบในบางอุตสาหกรรม เช่น การวินิจฉัยโรคของแพทย์ ที่สามารถสร้างโมเดลจำลองของอวัยวะที่มีปัญหาออกมา และใช้ในการอธิบายได้ หรือในวงการแฟชั่น – การออกแบบสินค้าที่ดีไซเนอร์สามารถสร้างแบบจำลองของสินค้าแล้วนำมาแสดงผลในรูปแบบสามมิติ ฯลฯ
ทั้งนี้ทั้งนั้นก็ต้องยอมรับว่า ในบางธุรกิจ AR และ VR นั้นยังไม่ใช่เครื่องมือที่สะดวกนักในการทำงาน เนื่องจากติดข้อจำกัดด้านอุปกรณ์ที่ใช้ในการแสดงผล โดยเรายังต้องพึ่งพาอุปกรณ์สวมศีรษะ หรือสมาร์ทโฟน เพื่อรับชมคอนเทนต์ดังกล่าว ซึ่งมีขนาดเทอะทะ และยังมีราคาแพงอยู่มากด้วย
