การประกาศการเปลี่ยนแปลง ไม่ใช่แค่อธิบายเหตุผลกับพนักงานว่า “ทำไมองค์กรต้องเปลี่ยน” หากไม่เปลี่ยนจะเกิดหายนะอะไร และเมื่อเปลี่ยนแล้วจะมีผลดีอย่างไร เท่านั้น
จริงอยู่! แม้ทีมผู้นำการเปลี่ยนแปลงจะทบทวนอย่างรอบคอบแล้วถึงความจำเป็นนี้ และเตรียมข้อมูลต่าง ๆ เพื่ออธิบายไว้อย่างละเอียดยิบ พร้อมเปิดโอกาสให้ทุกคนมีส่วนรวมและซักถาม รวมถึงยินดีเปิดใจรับฟัง รับรู้ความรู้สึกและปฏิกิริยาของพนักงาน เพื่อแสดงให้เห็นว่าคุณพยายามอธิบายโดยไม่ปิดบังและพร้อมจะเข้าใจพวกเขาอย่างแท้จริง แต่แค่นี้ไม่พอ!
ผู้นำการเปลี่ยนแปลงที่ฉลาดต้องมีทักษะในการสื่อสารที่มากกว่าแค่ “พยายาม” อธิบาย และรับฟัง คำแนะนำดังต่อไปนี้อาจช่วยให้การเปลี่ยนแปลงในองค์กรของคุณราบรื่นขึ้น
สื่อสารต่อเนื่องเพื่อลดเซอร์ไพรส์
การชี้แจงเพียงครั้งเดียว ไม่ได้การันตีว่าพนักงานจะรับรู้และเข้าใจเรื่องราวทั้งหมด การตอกย้ำอย่างสม่ำเสมอต่างหาก จะช่วยสร้างความเข้าใจและจดจำได้ดีกว่า ยิ่งการเปลี่ยนใกล้ Deadline มากเท่าไร ยิ่งต้องเพิ่มความถี่ในการสื่อสารมากเท่านั้น
ใช้ช่องทางที่หลากหลายเพื่อตอบโจทย์สไตล์ที่แตกต่าง
รูปแบบการสื่อสารทั้งโดยวาจาและเป็นลายลักษณ์อักษรจะเข้าถึงกลุ่มคนได้มากกว่า เพราะบางคนตอบสนองได้ดีต่อการอ่าน ส่วนบางคนอาจจะรับรู้ได้ดีด้วยการฟัง
ดังนั้นการสื่อสารการเปลี่ยนแปลงผ่านการประชุมกลุ่มใหญ่ กลุ่มย่อย อีเมล จดหมาย ติดประกาศ สื่อออนไลน์ต่างๆ จะเพิ่มโอกาสในการเข้าถึงพนักงาน ซึ่งมีสไตล์ในการรับรู้ที่ต่างกันมากยิ่งขึ้น
อย่าทำหูทวนลมเมื่อได้ยินข่าวลือ
ข่าวลือเกิดจากความสงสัย ดังนั้นถ้าพนักงานได้รับข้อมูลไม่ครบถ้วน หรือมีความรู้สึกว่าข้อมูลที่ได้รับมันคลุมเครือ หรือคิดว่าผู้บริหารกำลังหมกเม็ด ข่าวลือจะเริ่มทำงาน และจะแพร่สะพัดไปอย่างรวดเร็ว
ผู้นำการเปลี่ยนแปลงต้องยอมรับทันทีว่ามีข่าวลือเกิดขึ้นแล้ว อย่าเพิกเฉย จงรีบบอกจุดยืนของคุณทันทีเพื่อสยบข่าวที่ไม่มีมูลนี้ ความตื่นตัวต่อข่าวลืออย่างเอาจริงเอาจังของคุณโดยการส่งสัญญาณให้พนักงานรู้ว่าคุณไม่แฮปปี้กับสิ่งนี้จะสกัดไม่ให้ข่าวลือบานปลาย
