COLUMNISTS

ได้เวลาจัดทัพใหม่ ปรับผังองค์กรรับยุคดิจิทัล

Avatar photo
ผู้อำนวยการฝ่ายบริหารธุรกิจ บริษัท สลิงชอท คอนซัลทิง จำกัด
1010

“ใครปรับตัวได้เร็วกว่าย่อมได้เปรียบ” เป็นประโยคที่ได้ยินกันบ่อยในปัจจุบัน

ปรับผังองค์กรรับยุคดิจิทัล

เมื่อคำว่าดิจิทัลหมายถึงการเพิ่มความรวดเร็วในการปรับเปลี่ยน (Speed of Changes) โจทย์ที่ท้าทายที่สุดของผู้บริหารในปัจจุบัน คือ การท้าทายกรอบความคิดเดิมของตัวเอง เข้าใจแรงต้านของตัวเองและคนในองค์กร ตามธรรมชาติที่มีต่อการเปลี่ยนแปลง และก้าวผ่านไปให้ได้อย่างรวดเร็ว

สิ่งเหล่านี้อาจเป็นได้ตั้งแต่การปรับจูนทัศนคติ การเพิ่มคุณภาพของคน หรือการเติมเครื่องยนต์ใหม่ๆให้กับการเติบโตอย่างยั่งยืน แต่ผู้บริหารส่วนใหญ่มักมองข้ามกระดูกสันหลังที่สำคัญอย่างโครงสร้างองค์กรไป

รู้หรือไม่ว่า ในสหรัฐอเมริกา ผู้บริหารใช้เวลา 1.5 ชั่วโมงต่อวันในการจัดการปัญหาที่เกิดจากความไม่เหมาะสมของโครงสร้างองค์กร ตามที่ระบุในรายงานของ Economist Intelligence Unit Executive Study และยังบอกอีกด้วยว่า เรื่องเหล่านี้วนเวียนอยู่ในความคิดของพวกเขาและใช้พลังสมองกว่าครึ่งในการพยายามหาทางออก

สำหรับองค์กรในยุคดิจิทัล จำเป็นต้องเร่งปรับผังองค์กรเพื่อเพิ่มขีดความสามารถที่จำเป็น 3 ด้าน ได้แก่

ความสามารถในการปรับเปลี่ยน (Changeability)

หนึ่งในลักษณะสำคัญของความเป็นดิจิทัลได้แก่ ความรวดเร็วในการเปลี่ยนแปลง โครงสร้างองค์กรที่ดีควรให้ความสำคัญกับการมีส่วนร่วมในการเปลี่ยนแปลง (Mass Collaboration) ไม่ว่าจากระดับชั้นงานใด ต้องสนับสนุนการสร้างสรรค์ และการนำนวัตกรรมมาใช้ผ่านการทำงานข้ามสายงาน (Cross-Functional Innovation)  ซึ่งต้องมีกระบวนการทำงาน ที่ออกแบบมาเพื่อรองรับการติดต่อสื่อสารที่ฉับไวและมีประสิทธิภาพ

โครงสร้างที่มีระดับชั้นงานน้อยย่อมช่วยเร่งการตอบสนองต่อความเปลี่ยนแปลงของตลาด

ความทั่วถึงของการสื่อสาร (Reachability)

โครงสร้างองค์กรที่ดีต้องไม่ทำให้ข้อมูลที่จำเป็นถูกจำกัดอยู่กับคนแค่บางกลุ่ม โดยเฉพาะข้อมูลที่จำเป็นต่อการตัดสินใจ ต้องส่งเสริมวัฒนธรรมในการทำงานเป็นทีม และทัศนคติของการแบ่งปันความรู้ระหว่างกัน (Open source mindset) สร้างนวัตกรรมแบบ 360 องศา ทั้งจากบนลงล่าง ล่างขึ้นบน จากข้างนอกและข้างในองค์กร

ความมีจิตสำนึกรับผิดชอบ (Accountability)

ขณะที่โลกของการบริหารจัดการกำลังกลายเป็นระบบกระจายอำนาจ (Decentralization) มากขึ้น โครงสร้างองค์กรที่ดีต้องสร้างให้คนเกิดจิตสำนึกรับผิดชอบในงานและการตัดสินใจมากขึ้นตามอำนาจที่่มอบให้ไป เอื้อให้เกิดการติดตามอและฟีดแบคแบบทันที (Real-Time Feedback) ทั้งผลลัพธ์ที่ดีอและความผิดพลาดที่เกิดขึ้น

การลดความซับซ้อนของโครงสร้างองค์กรบางส่วนเป็นสิ่งที่สามารถนำไปพิจารณาได้ โดยเฉพาะองค์กรที่มีรูปแบบการทำงานแบบแมทริกซ์ (Matrix Organization Structure) ซึ่งมีสายการบังคับบัญชามากกว่าหนึ่งสายต่อตำแหน่ง เช่น รายงานต่อหัวหน้าในสำนักงานที่ตั้ง และยังรายงานต่อหัวหน้าในสำนักงานใหญ่อีกด้วย

ความซับซ้อนโดยไม่จำเป็นที่เกิดจากโครงสร้างองค์กรที่ไม่เหมาะสมอเป็นอุปสรรคอย่างมากต่อประสิทธิผลการทำงาน การติดต่อประสานงาน ความสัมพันธ์ของพนักงาน และความก้าวหน้าขององค์กร

ผู้บริหารส่วนใหญ่ยังเลือกที่จะให้บริษัทเดินช้าลงอเพื่อค่อยๆ จัดการกับปัญหาเหล่านี้อย่างละมุนละม่อมที่สุด เพราะอยากจะรักษาความสัมพันธ์ของพนักงาน แต่หารู้ไม่ว่าอาจกำลัังทำให้ทั้งบริษัท และพนักงานของคุณเดินถอยหลัง

ในอนาคตความสำคัญ และความชัดเจนของผังองค์กร และตำแหน่งงานจะลดน้อยลง แต่มีแนวโน้มที่จะมุ่งเน้นความสามารถของตัวบุคคล และการทำงานที่สอดประสานกันมากขึ้น

แน่นอนว่า การปรับเปลี่ยนองค์กรให้ทันกับการแข่งขันนอกเหนือจากการปรับผังองค์กรแล้ว ยังจำเป็นต้องมีฟันเฟืองอื่นๆที่สำคัญ เช่น วัฒนธรรมองค์กร เทคโนโลยี กระบวนการทำงาน และ/หรือตัวชี้วัดผลงาน อีกด้วย

ที่ขาดไม่ได้คือผู้นำ และบุคลากรที่มีคุณภาพ พร้อมรับมือ และขับเคลื่อนระบบเหล่านี้ ให้เกิดขึ้นจริงและยั่งยืนที่สุด