เนทติเซนท์ เปิดประสบการณ์รับมือชัตดาวน์เมืองด้วยเทคโนโลยี แนะองค์กรพลิกวิกฤตโควิด -19 เป็นโอกาสในการปฏิรูปซอฟท์แวร์องค์กรสู่ดิจิทัลทรานส์ฟอร์เมชั่น ชี้ทางรอดองค์กร “ทำงานที่บ้าน” ด้วยคลาวด์ ชี้วิกฤตครั้งนี้จะนำหลายองค์กรทำดิจิทัล ทรานส์ฟอร์เมชั่นสำเร็จไปด้วย
นายกฤษดา สาธุกิจชัย ประธานเจ้าหน้าที่ฝ่ายบริหาร บริษัท เนทติเซนท์ จำกัด (Netizen) ที่ปรึกษาการวางระบบซอฟต์แวร์การบริหารจัดการทางธุรกิจ (ERP) เปิดเผยว่า สถานการณ์การแพร่ระบาดของเชื้อไวรัสโควิด-19 ในประเทศไทยเริ่มขยายออกไปกว้างขึ้น ส่งผลให้มีบางจังหวัดเริ่มประกาศปิดเมือง ในขณะที่กรุงเทพมหานครก็เริ่มมีมาตรการ “ชัตดาวน์สถานที่เสี่ยง” ด้วยการเริ่มปิด สถานบันเทิงผับบาร์ โรงภาพยนตร์ สถานศึกษา และพื้นที่เสี่ยงต่อการระบาดโควิด -19 จำนวน 14 วัน ส่งผลให้องค์กรธุรกิจหลายภาคส่วนนำมาตรการทำงานจากที่บ้าน (Work From Home) มาใช้เพื่อไม่ให้ธุรกิจดำเนินการต่อไปได้ในภาวะวิกฤต
ดังนั้นผู้ประกอบการจึงควรเตรียมความพร้อมด้านเทคโนโลยีและ Business Process ภายในองค์กร เพื่อรองรับการเปลี่ยนรูปแบบการทำงานในครั้งนี้ โดยเฉพาะด้านซอฟต์แวร์องค์กร และเทคโนโลยีด้านการสื่อสาร การจัดการข้อมูลองค์กรขึ้นไปอยู่บนคลาวด์ เพราะจะทำให้ทุกคนสามารถเข้าถึงข้อมูลได้จากทุกที่ ด้วยอุปกรณ์สมาร์ทโฟน และแท็บเล็ต เพื่อให้พนักงานทำงานจากที่บ้าน
ทั้งนี้ การ Work Form Home ไม่ได้เป็นเพียงการรับมือผลกระทบจากโควิด -19 เท่านั้น แต่ยังถือเป็นอีกหนึ่ง Future Trend Work Lifestyle และถือได้ว่าการปฏิรูประบบซอฟต์แวร์องค์กรในครั้งนี้ เป็นการเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานไปในตัว
อย่างไรก็ตาม เนทติเซนท์ มองว่า แนวทางในการ Work from home กลุ่มผู้ประกอบการที่น่าเป็นห่วงที่สุด คือผู้ประกอบการขนาดกลาง (Medium) ซึ่งเป็นกลุ่มที่เริ่มมีทีมงานหลายทีม หลายฝ่าย ในการดำเนินธุรกิจและส่วนใหญ่ในการบริหารก็ยังเป็นลักษณะรวมศูนย์ ขาดการกระจายการทำงานที่ดีทั้งในส่วนของคนและส่วนของ Document Flow เมื่อปรับให้มีการ Work from home อาจทำได้ยากลำบากกว่ากลุ่มอื่น ๆ ทั้งในแง่ของการสื่อสาร ประสิทธิภาพในการทำงาน และความต่อเนื่องของการทำงาน
ดังนั้น เนทติเซนท์ จึงได้นำเสนอแนวทาง และมุมมองเพื่อให้แต่ละองค์กรเตรียมความพร้อมทางด้านไอที 10 ข้อ ประกอบด้วย
1.ระบบโทรศัพท์ปรับจากระบบอนาล็อก เป็นระบบIP PBX (IP Phone) ซึ่งจะทำให้สามารถรับโทรศัพท์ที่โทรเข้าออฟฟิศได้ทุกที่ที่มีอินเทอร์เน็ตเข้าถึง โดยปลายทางไม่ทราบว่าผู้รับสายไม่ได้อยู่ออฟฟิศ ซึ่งปัจจุบันก็มีบริการ IP PBX บนคลาวด์ หรือเรียกว่า Cloud PBX สามารถวางระบบได้เร็วต้นทุนการลงทุนต่ำ และจ่ายตามการใช้งานจริง
2.แพลตฟอร์มในการทำเอกสารออนไลน์ ซึ่งมีให้เลือกใช้หลายแพลตฟอร์ม ทั้ง Google Suite (Doc, Sheet , Slide ) หรือ Office365 ( Excel , Word , Power point ) ล้วนมีความสามารถให้ทุกคนสามารถทำงานอยู่บนเอกสารเดียวกันในเวลาเดียวกัน แม้จะอยู่ต่างสถานที่กัน ช่วยเพิ่มความเร็วในการทำงานร่วมกันได้เป็นอย่างดี
3.กำหนดแพลตฟอร์มแชทออนไลน์ที่จะใช้ในองค์กรร่วมกัน ซึ่งอาจต้องศึกษาถึงคุณสมบัติที่แตกต่างกันไปสามารถเลือกตามความเหมาะสมและความคุ้นชินในการทำงานของพนักงานเป็นหลัก เช่น Hangouts ที่สามารถสร้างห้องเป็นทีมพร้อมเห็นสถานะ ว่าทุกคนอยู่หน้าจอที่พร้อมจะแชทหรือคุยงานกัน และข้อมูลต่าง ๆ จะไม่ถูกลบ นอกจากนี้ยังมี Line, WhatApp และ Facebook Messenger เป็นต้น
4.แพลตฟอร์มในการประชุมทางไกล หรือ วิดีโอคอนเฟอร์เรนซ์ ที่ปัจจุบันมีให้เลือกใช้บริการหลากหลาย เช่น Microsoft Teams, Hangouts, Webex และ Zoom
5.แพลตฟอร์มสำหรับใช้ในการแชร์ไฟล์งานในปัจจุบันมีหลากหลายค่าย อาทิเช่น One Drive, Google Drive , Dropbox , icloud , Origami E-doc , zDoc
6.ระบบบริหารโครงการ ปัจจุบันมีอยู่หลายระบบ เช่น Asana, Trello , Basecamp และ Origami CRM เป็นตัวช่วยในการมอบหมายงาน วางแผนงาน และติดตามงานในแต่ละโครงการ ให้เป็นไปตามไทม์ไลน์ที่กำหนดไว้
7. จัดเตรียมระบบบริหารทรัพยากรบุคคลผ่านคลาวด์ (HR Cloud system ) แทนการสแกนลายนิ้วมือหรือการตอกบัตรในที่ทำงาน สามารถให้พนักงานทำการลาแบบ Self service ได้เลย พร้อมระบบงาน HRM และ HRD ซึ่งปัจจุบัน ตัวระบบมีต้นทุนในการลงทุนที่ไม่มากนัก เช่น SuccessFactors , Happywork , onedee , Origami เป็นต้น
8.ระบบ CCTV Cloud กล้องวงจรปิดในองค์กร ที่เก็บสตอเรจ บนคลาวด์ได้ เพื่อใช้สำหรับตรวจสอบภายในออฟฟิศ กรณีต้องให้พนักงานทำงานที่บ้านทั้งหมด จะไม่มีคนเข้าทำงานที่บริษัทจำเป็นต้องตรวจสอบและจัดเตรียม CCTV ให้พร้อม
9.ระบบอนุมัติการทำงานต่าง ๆ เช่น การอนุมัติขั้นตอนการทำงานต่างๆโดยไม่ต้องเซ็นต์เอกสาร ปัจจุบันมีระบบที่นิยมใช้งานในองค์กร อาทิ เช่น One web, K2 และ Origami
10.ปรับองค์กรเข้าสู่ระบบคลาวด์ ERP และ e-Tax Invoice หากองค์กรยังไม่ได้คิดที่จะปรับเปลี่ยนระบบ ERP สามารถนำ Software ERP ตัวเดิมไปฝากไว้ที่ดาต้าเซ็นเตอร์ แต่หากมีโครงการปรับเปลี่ยนระบบ ERP ก็อาจวางแผนเปลี่ยนเป็น Real Cloud ERP เพราะมีการวาง Data Structure , Process , และ UX/UI ที่ใช้กับคลาวด์โดยเฉพาะ ปัจจุบัน ERP ที่เป็น Real Cloud ERP ประกอบด้วย SAP Business ByDesign เวอร์ชั่น Netizen Arabica และ Oracle ERP Cloud เป็นต้น
นอกจากการ การเพิ่มประสิทธิภาพให้การทำงานแบบ Work from home นั้นองค์กรจำเป็นต้องสื่อสารกับซัพพลายเออร์ และลูกค้า เพื่อขอความร่วมมือในการส่งเอกสารต่าง ๆ เป็นแบบดิจิทัล แทน เช่น PDF file , E-tax Invoice พร้อมโอนเงินผ่านทางช่องทางออนไลน์ เพื่องดใช้เมสเซนเจอร์วางบิลรับเช็ค ช่วยป้องกันการแพร่ระบาดของไวรัส พร้อมทั้งกระตุ้นให้การลดใช้กระดาษมากขึ้น
- 3ค่ายมือถือ แห่คลอด ‘แพ็กเกจ-โซลูชั่น’ หนุนภาคธุรกิจ ‘ทำงานที่บ้าน’
- LPN คิกออฟ ‘ทำงานที่บ้าน’ รับมือโควิด-19 ระบาดหนัก
- ‘พ่อเมืองกรุง’ สั่งปิดสถานประกอบการ 14 วันป้องกัน ‘ไวรัสโควิด-19’
