จากสถานการณ์การแพร่ระบาดของโรคโควิด-19 การ์ทเนอร์แนะซีไอโอ พุ่งความสำคัญกับแผนการดำเนินงานระยะสั้น 3 ประการเพื่อเพิ่มความยืดหยุ่นในการดำเนินธุรกิจรับมือกับผลกระทบต่าง ๆ ที่จะเกิดขึ้น พร้อมเตรียมความพร้อมสำหรับภาวะฟื้นตัวและสร้างการเติบโตอย่างต่อเนื่องให้กับองค์กร
นางสาวแซนดี้ เฉิน ผู้อำนวยการฝ่ายวิจัยอาวุโสของ การ์ทเนอร์ เปิดเผยว่า การแพร่ระบาดอย่างรวดเร็วและต่อเนื่องของเชื้อไวรัสโควิด-19 มีแนวโน้มสร้างภาวะชะงักงันให้กับภาคธุรกิจหรือส่งผลกระทบมากขึ้นเสมือนกับเป็นการบุกรุกทางด้านไซเบอร์หรือเป็นภัยพิบัติทางธรรมชาติต่อการดำเนินงานองค์กรให้เกิดความต่อเนื่อง
เมื่อช่องทางและการดำเนินธุรกิจในแบบเดิมได้รับผลกระทบจากการแพร่ระบาด จะส่งผลให้ช่องทางดิจิทัล ผลิตภัณฑ์ และการดำเนินงานมีคุณค่าขึ้นอย่างมีนัยสำคัญในทันที นี่คือการปลุกให้องค์กรต่าง ๆ ที่โฟกัสการดำเนินงานเป็นแบบวันต่อวันโดยเสียค่าใช้จ่ายลงทุนในธุรกิจดิจิทัลและเตรียมแผนความยืดหยุ่นการทำงานในระยะยาว
ทั้งนี้ การ์ทเนอร์แนะนำให้ผู้บริหารด้านสารสนเทศหรือซีไอโอ เน้นไปที่แผนระยะสั้น 3 ประการเพื่อสนับสนุนลูกค้า พนักงาน และสร้างความเชื่อมั่นว่าการปฏิบัติงานจะเป็นไปอย่างต่อเนื่อง
1.ใช้เครื่องมือดิจิทัลเพื่อทำงานร่วมกัน ควบคุมความปลอดภัยและมีเครือข่ายรองรับ
มาตรการกักกันต่าง ๆ และข้อจำกัดการเดินทางที่ดำเนินการโดยองค์กร เมืองและประเทศต่าง ๆ นั้นก่อให้เกิดความไม่แน่นอนและภาวะหยุดชะงักต่าง ๆ เนื่องจากถูกระงับหรือจำกัดในการดำเนินธุรกิจ
ในองค์กรที่ยังไม่มีความสามารถนำระบบทำงานแบบระยะไกลมาปรับใช้ได้นั้น ซีไอโอจำเป็นต้องหาโซลูชั่นชั่วคราวเพื่อแก้ไขสถานการณ์แบบระยะสั้น รวมถึงการระบุข้อกำหนดกรณีการใช้งาน เช่น การส่งข้อความทันทีเพื่อสื่อสารทั่วไป โซลูชั่นการแชร์ไฟล์ หรือ การประชุม และการเข้าถึงแอปพลิเคชันต่าง ๆ ขององค์กร เช่น ระบบวางแผนทรัพยากรองค์กร (ERP) และระบบจัดการลูกค้าสัมพันธ์ (CRM) รวมทั้งต้องทบทวนการเตรียมการด้านความปลอดภัยทั้งหมดเพื่อให้แน่ใจว่าสามารถเข้าถึงแอปพลิเคชันและข้อมูลได้อย่างปลอดภัย
องค์กรยังต้องจัดการกับปัญหาการขาดแคลนพนักงานเพื่อประคับประคองการดำเนินงานขั้นพื้นฐาน ซีไอโอสามารถทำงานร่วมกับหัวหน้าทีมต่าง ๆ ดำเนินการวางแผนกำลังคนเพื่อประเมินความเสี่ยงและระบุช่องว่างการจัดบุคลากร เช่นการระบุพื้นที่บริการต่าง ๆ ที่มีความสำคัญต่อองค์กร โดยซีไอโอต้องสามารถทราบได้ว่าเทคโนโลยีดิจิทัล อย่าง AI สามารถนำมาใช้ในการทำงานอัตโนมัติได้อย่างไร ตัวอย่างเช่น ใช้ในการคัดกรองผู้สมัครและให้บริการลูกค้า
2.ใช้ช่องทางดิจิทัลเป็นช่องทางหลักในการติดต่อสื่อสารกับลูกค้าและพันธมิตรไปจนถึงจัดการงานขาย
มีหลายองค์กรนำแพลตฟอร์มดิจิทัลมาใช้ติดต่อสื่อสารกับลูกค้า เช่น เว็บไซต์ และแอปพลิเคชันต่าง ๆ ของแบรนด์ตลาดซื้อ-ขายออนไลน์และโซเชียลมีเดีย แต่การติดต่อสื่อสารกับลูกค้าแบบออฟไลน์ยังคงมีบทบาทสำคัญ การทำงานร่วมกันในสถานที่ทำงาน โซลูชั่นการประชุมผ่านวิดีโอและไลฟ์สตรีมมิ่งสามารถตอบสนองความต้องการของลูกค้าและกิจกรรมการขายที่หลากหลาย องค์กรควรเปิดโอกาสให้ลูกค้าสามารถบริการตนเองผ่านช่องทางออนไลน์ด้วย
นอกจากนี้ องค์กรสามารถสร้างเพจ หรือ บัญชีอย่างเป็นทางการและผสานรวมความสามารถทางการค้าเพื่อสร้างยอดขายผ่านออนไลน์ได้ โดยควรพัฒนาหรือปรับปรุงผลิตภัณฑ์อย่างรวดเร็วเพื่อให้เหมาะสมสำหรับการขายผ่านช่องทางดิจิทัล”
3.สร้างแหล่งข้อมูลหลักที่เชื่อถือได้ให้แก่พนักงาน
ข้อมูลที่สร้างความสับสนจากแหล่งที่มาที่ไม่ได้รับการรับรอง หรือการขาดข้อมูลสนับสนุนอันนำไปสู่การตัดสินใจที่ไม่เข้าใจบริบทของข้อมูลอย่างถ่องแท้นั้น สร้างความวิตกกังวลให้แก่พนักงานและการเตรียมแผนรับมือตอนกลับเข้าสู่โหมดการดำเนินงานในภาวะปกติขององค์กร ซึ่งความวิตกกังกลดังกล่าวบรรเทาลงได้หากองค์กรสามารถใช้ประโยชน์จากข้อมูลมาช่วยในการตัดสินใจได้ดีขึ้น และสื่อสารความคืบหน้าของสถานการณ์อย่างมีประสิทธิภาพต่อพนักงาน
องค์กรสามารถนำเสนอเนื้อหาที่คัดสรรมาจากแหล่งที่มาภายในและภายนอกองค์กร เพื่อให้คำแนะนำแก่พนักงานนำไปปรับใช้ได้ โดยแหล่งข้อมูลเหล่านี้จะรวมไปถึงข้อมูลข่าวสารของรัฐบาลท้องถิ่น หน่วยงานและองค์กรด้านสาธารณสุขระหว่างประเทศ เช่น องค์การอนามัยโลก (WHO) โดยผู้นำฝ่ายทรัพยากรบุคคลและฝ่ายการสื่อสารองค์กรต้องมีส่วนร่วมในการตรวจสอบเนื้อหาและตีความนโยบายต่าง ๆ ของ บริษัท อย่างรอบคอบ
- ‘สมาคมโรงแรมฯ’ ถกรัฐ-เอกชน จูงผู้ประกอบการฝ่าวิกฤติ ‘โควิด-19’
- ‘สยามเฮลท์ กรุ๊ป’ สู้โควิด-19 แค่ ‘4P’ ไม่พอ ต้องเพิ่ม ‘3P’
- ‘ดิจิทัล ทรานส์ฟอร์เมชัน’ สำคัญที่ ‘คน-ผู้นำ-วัฒนธรรมองค์กร’
