การก้าวเป็นสำนักงานที่นำดิจิทัลมาปรับใช้ หรือ Digital Workplace อย่างเต็มรูปแบบได้นั้น อาจกล่าวได้ว่าเป็นภารกิจสำคัญอย่างหนึ่งขององค์กรในปัจจุบัน โดยหลายฝ่ายเชื่อว่า การปรับสภาพการทำงานโดยนำระบบดิจิทัลเข้ามาใช้จะช่วยให้องค์กรประหยัดค่าใช้จ่าย และทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น รวมถึงยังช่วยให้เกิดการทำงานร่วมกันได้ด้วย
ดร.ศิษฏพงศ์ เศรษฐภัทร Head of Big Data and Analytics กลุ่มบริษัทจีเอเบิล กล่าวว่า เป้าหมายสำคัญขององค์กรที่ต้องการทำ ดิจิทัล เวิร์คเพลส (Digital Workplace) คือต้องการปรับปรุงรูปแบบการทำงานภายในองค์กรให้เป็นดิจิทัลเต็มรูปแบบ เพื่อช่วยให้เกิดการทำงานที่มีประสิทธิภาพ และรวดเร็วมากขึ้นเพื่อให้ทันการแข่งขันที่รวดเร็วในโลกดิจิทัล
“การที่จะเกิด ดิจิทัล เวิร์คเพลส ได้หลักๆ ที่ต้องคำนึงถึงคือ เรื่องของการทำให้เกิดการทำงานร่วมกันภายในองค์กรมากขึ้น (Collaboration) เช่นเดียวกับการที่ต้องรู้ว่าบุคลากรใดเหมาะสมกับการทำงานรูปแบบใด (Visibility) และเขาเหล่านั้นจะช่วยให้องค์กรขับเคลื่อนไปข้างหน้าได้อย่างไร ขณะเดียวกัน องค์กรที่ต้องการปรับรูปแบบการทำงาน ควรตั้งเป้าหมายที่ชัดเจนในการมุ่งหน้าสู่ ดิจิทัล เวิร์คเพลส เพื่อให้องค์กรชับเคลื่อนไปในทิศทางเดียวกัน ด้วยการนำเอาเทคโนโลยีเข้ามาเป็นเครื่องมือช่วยให้การทำงานบรรลุเป้าหมายได้รวดเร็วและทรงประสิทธิภาพ”
ทั้งนี้ ในมุมของ ดร.ศิษฏพงศ์ มองว่า องค์กรสามารถนำเทคโนโลยีเข้ามาเป็นเครื่องมือในการสนับสนุนการทำงานเพื่อปรับองค์กรสู่การเป็นดิจิทัลเวิร์คเพลสเต็มรูปแบบได้ ยกตัวอย่างเช่น
1. สร้างแหล่งศึกษาความรู้ (Ambient Knowledge) เนื่องจากทุกคนมีความต้องการที่จะเรียนรู้เฉพาะเรื่อง เพื่อนำไปแก้ปัญหาในการทำงาน การจัดคอร์สเทรนนิ่งที่ใช้เวลาไม่นานในองค์กร จะช่วยก่อให้เกิดศูนย์กลางความรู้
2. เครื่องมือที่ช่วยในการวิเคราะห์ (Embedded Analytics) เพื่อช่วยให้องค์กร หรือบุคลากรตัดสินใจง่ายขึ้น การเข้าไปรายงานการทำงานต่างๆ จะมีการนำข้อมูลที่ได้มาวิเคราะห์และแสดงผล โดยมีการบันทึกลงในโปรแกรมหรือแอปพลิเคชั่นที่ช่วยในการวิเคราะห์ แล้วจึงนำข้อมูลนั้นไปใช้งาน
3. เครื่องมือที่ช่วยอำนวยความสะดวกในการทำงาน (Production Studio) เช่นการจัดเตรียมเครื่องมือสำหรับนักพัฒนาสามารถเขียนโปรแกรมได้ และจัดพื้นที่สำหรับการพรีเซนต์ข้อมูลในการประชุมต่างๆ เพื่ออำนวยความสะดวกในการทำงาน
4. เครื่องมือช่วยลดระยะเวลาทำงาน ลดขั้นตอนการทำงาน (Process Hacking) เพื่อช่วยเพิ่มศักยภาพของบุคลากร เพิ่มประสิทธิภาพในความถูกต้องและแม่นยำ เช่น ใช้เครื่องมืออัตโนมัติมาช่วยตรวจสอบคุณภาพของสินค้า โปรแกรมตรวจคำผิด
5. คอร์สระยะสั้น (Microlearning) เพื่อเสริมศักยภาพของบุคลากรและสร้างความรู้ใหม่ๆ การจัดคอร์สที่ให้ความรู้ที่มีหัวข้อหลากหลาย เพื่อให้บุคลากรที่สนใจสามารถเข้ามาเลือกที่จะเรียนรู้ได้ โดยจะเน้นเป็นคอร์สระยะสั้น ภายในเวลาไม่เกิน 30 นาที หรือ 1 ชั่วโมง
6. การมีผู้ช่วยเสมือน (Virtual Personal Assistants) อย่างแชทบอท หรือเทคโนโลยีสูงๆ ที่เข้ามาช่วยตอบคำถามเบื้องต้น หรือใช้ในการแนะนำฝ่ายที่เหมาะสมเพื่อที่จะเข้าไปพูดคุยได้ต่อไป
7. การก่อให้เกิดการทำงานร่วมกัน (Silo-buster) ด้วยการนำเทคโนโลยี เข้ามาช่วยแสดงให้เห็นความชัดเจนในการทำงาน (Visibility) ให้ทุกคนสามารถโชว์ผลงานของตัวเองได้เพื่อสร้างความภาคภูมิใจในผลสำเร็จของงานที่ทำ โดยการสร้างพื้นที่หรือแพลตฟอร์มในการพูดคุย ลงรายละเอียดงานต่างๆ ให้แก่สมาชิกทุกคนในองค์กร
8. การนำเทคโนโลยี Virtual Reality (VR) & Augmented Reality (AR) มาใช้ (Immersive Technologies) ด้วยการนำอุปกรณ์เหล่านี้มาช่วยในการเทรนนิ่ง เช่น การนำ VR มาสอนวิธีใช้อุปกรณ์หรือเครื่องมือต่างๆ ซึ่งสามารถทำให้เราได้เห็นมุมมองเสมือนจริง
9. สร้างพื้นที่เก็บข้อมูลส่วนตัวบนคลาวด์ (Personal Cloud) เพราะปัจจุบันในการทำงานไม่จำเป็นต้องทำผ่านโน้ตบุ๊กเครื่องเดียวอีกต่อไป แต่สามารถเก็บข้อมูลไว้บนคลาวด์เพื่อเรียกใช้งานจากอุปกรณ์ที่เหมาะสมกับรูปแบบของงาน
10. ปรับภูมิทัศน์องค์กร (Office Landscape) ปัจจุบันทุกคนทำงานผ่านโน้ตบุ๊ก ผ่านโลกการสื่อสารดิจิทัล จึงควารปรับภูมิทัศน์ของสถานที่ทำงานที่เอื้ออำนวยต่อการก่อให้เกิดความคิดสร้างสรรค์ และสร้างบรรยากาศการทำงานที่สามารถตอบสนองการทำงานร่วมกันให้ได้มากที่สุด
