ในระยะหลัง เราได้เห็นทั้งความคิดเห็นและผลสำรวจมากมายที่ชี้ว่าการทำงานแบบยืดหยุ่น มอบอิสระทั้งในด้านเวลาและสถานที่ทำงานให้กับพนักงาน สามารถเพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน และยกระดับความพึงพอใจของพนักงานได้
อีกทั้งยังเป็นทางออกให้บริษัทสามารถลดผลกระทบจากเหตุไม่คาดฝัน เสริมความคล่องตัวให้กับองค์กรได้เป็นอย่างดี
สำหรับไมโครซอฟท์ เรามีนโยบายสนับสนุนให้พนักงานทุกคนสามารถออกแบบชีวิตในการทำงานได้ตามแนวคิด “Modern Workplace” โดยพนักงานสามารถเลือกทำงานจากที่ไหนก็ได้ ภายใต้นโยบาย “Mobile Workplace Policy” ที่ไม่กำหนดให้ต้องเดินทางเข้ามาที่ออฟฟิศ หากส่งเสริมให้ใช้เทคโนโลยีและเครื่องมืออย่าง Office 365 มาเสริมศักยภาพให้พนักงานทุกคนสามารถทำงานได้เต็มประสิทธิภาพในทุกสถานที่ ทุกเวลา
เราได้นำแนวคิดนี้มาปรับใช้ในการทำงานของพนักงานในไมโครซอฟท์ ประเทศไทยเป็นเวลาหลายปีแล้ว
ในปี 2559 เราได้เปิดตัวสำนักงานใหม่ในรูปแบบ Intelligent Workplace เป็นการออกแบบพื้นที่การทำงานแบบไม่มีการที่การจัดที่นั่งประจำให้กับพนักงาน เปิดโอกาสให้เลือกนั่งได้ตามที่ต้องการ ให้เหมาะสม และสอดคล้องกับงานหรือโปรเจคที่ได้รับมอบหมายในแต่ละช่วงเวลา
แต่ถ้าไม่มีที่นั่งประจำ แล้วจะเก็บของส่วนตัวกันอย่างไร
แน่นอนว่าพนักงานที่เข้ามาที่ออฟฟิศยังต้องมีที่เก็บสัมภาระของตัวเอง เราจึงได้จัดเตรียมตู้ล็อคเกอร์พร้อมรหัสความปลอดภัยไว้ให้โดยเฉพาะ
ในส่วนเอกสารการทำงานต่างๆ ปัจจุบันจะจัดเก็บไว้ในระบบคลาวด์ทั้งหมด และไม่มีการสั่งพิมพ์เป็นเอกสาร จึงสามารถเรียกใช้หรือแชร์ให้กับเพื่อนๆ และลูกค้าได้ทันที ไม่ว่าจะเป็นในรูปของพื้นที่จัดเก็บทั่วไปอย่าง OneDrive หรือในแบบอินทราเน็ตเต็มรูปแบบด้วย SharePoint
นอกจากการเปิดอ่านและแก้ไขไฟล์ตามปกติแล้ว พนักงานยังสามารถแชร์ข้อมูลกับบุคคลทั้งภายในและภายนอกองค์กรได้อย่างปลอดภัย ติดตามประวัติการเปลี่ยนแปลงของทุกไฟล์ได้ครบถ้วน แถมยังให้ทีมงานหลายๆ คนเข้ามาแก้ไฟล์พร้อมกันได้แบบง่ายๆ
เมื่อไฟล์งานทั้งหมดอยู่ในคลาวด์ การทำงานเป็นทีมจากคนละสถานที่จึงกลายเป็นเรื่องที่ง่ายและราบรื่นมากขึ้น ส่วนการติดต่อสื่อสารระหว่างกันก็ยังเป็นเรื่องง่าย ไม่ต่างอะไรจากการนั่งออฟฟิศประจำโต๊ะตัวเองในแบบเดิม
เริ่มจากเบอร์โทรศัพท์ของแต่ละคนที่ไม่ได้ผูกติดอยู่กับเครื่องที่โต๊ะ สามารถรับสายได้จากทั้งสมาร์ทโฟนและแล็ปท็อปได้ทันที ส่วนแพลตฟอร์มอย่าง Microsoft Teams ก็เปิดช่องทางให้ทุกคนพูดคุย นัดหมายการประชุม และแชร์ไฟล์เพื่อทำงานร่วมกันได้ทุกรูปแบบ ไม่ว่าจะเป็นการโทรด้วยเสียงหรือประชุมแบบวีดิโอ เปิดไลฟ์ไฟล์งานทำไปพร้อมกันในที่ประชุม แชร์หน้าจอหรือเดสก์ท็อป จัดเก็บเอกสารเป็นหมวดหมู่ให้ง่ายต่อการค้นหา หรือจะสร้างทีมเฉพาะกิจสำหรับโปรเจกต์พิเศษก็ทำได้ทันที
การออกแบบระบบงานที่ให้อิสระกับพนักงานในระดับนี้ นอกจากจะต้องมีความพร้อมด้านเทคโนโลยีแล้ว ยังต้องเตรียมความพร้อมในด้านงานบริการพื้นฐานภายในด้วย เช่น บริการด้านไอทีแบบ self-service ที่ให้พนักงานสามารถจัดการกับรหัสผ่าน การตั้งและเข้าร่วมกลุ่มทำงาน หรือการเปิดระบบบางส่วนให้คนนอกเข้ามาร่วมใช้งานด้วย โดยไม่ต้องพึ่งพาความช่วยเหลือจากพนักงานฝ่ายไอทีโดยตรง
ส่วนในกรณีที่พนักงานต้องเข้ามาประชุมในออฟฟิศ ก็สามารถตรวจสอบสถานะห้องและจองห้องประชุมได้จากทุกที่ ลดขั้นตอนการทำงานด้านธุรการไปได้อีกมากมาย
ปัจจุบัน พฤติกรรมการทำงานของคนยุคใหม่ได้เปลี่ยนแปลงไปอย่างมาก และการนั่งทำงานอยู่ในออฟฟิศตลอดเวลาอาจไม่ใช่คำตอบของพวกเขาอีกต่อไป แถมบางครั้งยังไปลดประสิทธิภาพการทำงานลงอีกด้วย ไม่ว่าจะเป็นในวันปกติหรือในช่วงสถานการณ์ไม่ปกติก็ตาม
ดังนั้น เราจึงปฏิเสธไม่ได้เลยว่าการลงทุนกับเทคโนโลยีเพื่อสนับสนุนการทำงานนอกสถานที่ ทั้งในระดับบุคคลและการทำงานระหว่างทีมงาน เป็นแนวคิดที่คุ้มค่าสำหรับองค์กรในทุกระดับ พร้อมช่วยให้ธุรกิจยกระดับประสิทธิภาพการทำงานและสร้างความสุขให้กับพนักงานไปพร้อมๆ กัน
ชุติมา สีบำรุงสาสน์ ผู้อำนวยการฝ่ายทรัพยากรบุคคล
บริษัท ไมโครซอฟท์ (ประเทศไทย) จำกัด
